Projekt na miarę Twoich potrzeb. Czyli jak stworzyć dobry projekt?

Chcąc stworzyć dobry projekt, dopasowany do potrzeb organizacji, przedsiębiorstwa trzeba, przede wszystkim, brać pod uwagę, uwarunkowania rynkowe, stale pogłębiającą się globalizację i liberalizację handlu, a co za tym idzie wyczerpywanie się źródeł zasobów i nasilającą się walkę konkurencyjną.

W trakcie swojego funkcjonowania na rynku, wiele przedsiębiorstw wprowadza w życie nie jeden, a wiele projektów. Wszystko po to by nie wypaść z gry, rynek i co najważniejsze konkurencja, nie pozwala na stagnację i brak kroków podjętych w kierunku rozwoju zazwyczaj kończy się dla przedsiębiorstwa utratą klienta i opanowanej części rynku. By ułatwić przedsiębiorstwom monit kilku projektów jednocześnie powstają kolejne aplikacje typu  web based project management, pomagające w zarządzaniu kilkoma projektami na raz.

Czynnikiem, który ma ogromny wpływ na końcowy sukces przedsięwzięcia jest dobór kierownika i członków zespołu. Komunikacja w zespole, a co za tym idzie współpraca, jest niezwykle istotna dla tempa i późniejszego efektu prac. W Internecie, pod hasłem online team collaboration, można znaleźć użyteczne narzędzia, które usprawniają przepływ informacji.  Tworzenie grupy projektowej jest złożonym procesem odbywającym się w sposób formalny (podczas szkoleń, spotkań, warsztatów, seminariów) jak i nieformalną drogą (wytworzenie ducha współpracy, motywację, spotkania integracyjne i strategie wspomagające). Ważne jest prawidłowa delegacja zadań pomiędzy członkami zespołu projektowego, tak by potencjał każdej osoby pracującej nad przedsięwzięciem był efektywnie wykorzystywany.

Istotnym elementem naszej układanki jest plan. Bez niego projekt nie ma racji bytu. Plan nadaje kierunek rozwoju poprzez uwzględnienie  celów i strategii projektu. Dzięki temu określamy metody i zasoby, które wykorzystamy w dalszej pracy. Warto zaznaczyć, że w trakcie realizacji projektu plan również można poprawiać i zmieniać- wszystko zależy od kierownika- dokument ten jest odzwierciedleniem poglądów, pomysłu i celów osoby kierującej przedsięwzięciem.

Kolejnym krokiem po sporządzeniu planu jest jego wprowadzenie. Wdrożenie planu w życie polega na umiejętnej delegacji zadań pomiędzy członków zespołu, tak by ich potencjał został wykorzystany w pełni, a także po to by współpraca, komunikacja w zespole przebiegała sprawniej- niektóre strony oferują już internetowe aplikacje online timesheet (karty pracy)   , dzięki którym kierownictwo może monitorować działania członków zespołu. Obok realizacji planu zadaniem kierownika projektu jest ciągły monitoring postępów pracy. By działania podejmowane w ramach projektu były efektywne osoba kontrolująca powinna bezustannie sprawdzać to, co zostało wykonane, czy jest to zgodne z przyjętym planem projektu i dodatkowo dbać o wprowadzanie ewentualnych modyfikacji w planie, gdy na drodze do osiągnięcia celu pojawiają się przeszkody.

Jakie zagadnienia są kluczowe w przypadku zarządzania?

Kluczowe zagadnienia zarządzania

  • W jaki sposób zarządzać dowolną firmą, organizacją non-profit, rządem, uczelnią w niebezpiecznym i chaotycznym świecie?
  • Menedżerowie powinni określić, co takiego ich organizacja może przekazać światu, czego nie może ofiarować żadne inne przedsiębiorstwo. Bardzo ważne by menedżerowie byli przekonani, co do tego:
  1. Co może wzbudzić zapał firmy i zaangażowanie pracowników.
  2. W czym firma może być najlepsza i zdecydowanie wygrywać rywalizację z konkurencją.
  3. Co jest wystarczająco mocnym ekonomicznym bodźcem do dalszego rozwoju organizacji.

Menedżerowie posługują się nowoczesnymi narzędziami, znacząco zmniejszającymi ryzyko popełnienia błędu w zarządzaniu projektami.  Mowa o aplikacjach web based project management zapewniających duże zaplecze w organizowaniu pracy całej organizacji.

Osoby na stanowiskach menadżerów  muszą także znaleźć właściwych  ludzi, którzy poprzez swój wkład w realizację projektów, pomogą w tworzeniu unikatowego udziału w rozwoju świata.  Aby odpowiednio zarządzać grupą zadaniową kierownicy posługują się prostymi w obsłudze instrumentami, np. aplikacjami online timesheet, pozwalających na ustalenie dogodnego grafiku pracy, monitorowanie i kontrolowanie postępów w realizacji projektu.

Zdaniem Henriego Mintzberga profesjonalne zarządzanie to wynalazek , którzy przyczynił się do wzrostu sprawności działania organizacji w takim stopniu, że ostatecznie doprowadził do upadku jej organizacyjnej efektywności.

Zdaniem Henriego Mintzberga wynalazkiem, który definitywnie doprowadził do upadku organizacyjnej efektywności przedsiębiorstwa  jest profesjonalne zarządzenie. Oprócz tego przyczyniło się do wzrostu sprawności działania organizacji, co ostatecznie było powodem upadku skuteczności organizacyjnej firm.

Henry Mintzberg dużą uwagę poświęcał intuicji, a podważył wieczną skłonność do analizowania. Według niego zarządzanie w swojej istocie nie jest dziedziną nauki, więc zwiększanie nacisku na stricte naukowe podejście, zwłaszcza jeśli chodzi o analizę, może być niebezpieczne.  Nikt nie jest w stanie przewidzieć jak będzie wyglądał biznes w kolejnych dekadach, prognozy są bezsensowne. Zamiast tego można opierać się na trendach. Mintzberg zwraca uwagę, że należy stosować procesy tworzące mocne więzi społecznie, budować wspólnotę wewnątrz organizacji i przekonywać pracowników do tego, co firma obrała sobie za cel.

Zajmując się zarządzaniem zasobami ludzkimi warto zwrócić uwagę na komunikację w zespole. Menedżerowie stosują szeroki wachlarz instrumentów redukujących zakłócenia występujące w procesie komunikacji w zespole, m.in. aplikacje online team collaboration, które stanowią ciekawą alternatywę dla tradycyjnych sposobów komunikacji międzyludzkiej.