Czy warto posiadać program do harmonogramowania zadań?

Dobre zarządzanie projektem w wielu przypadkach jest kluczem do osiągnięcia celu przy optymalnym wykorzystaniu zasobów. Aby praca nad projektem przebiegała sprawnie niezbędne jest odpowiednie planowanie zadań. Trzeba ułożyć je tak, by cały projekt trwał jak najkrócej.

Przeważnie w projekt zaangażowane jest bardzo wiele osób. Każda z nich powinna mieć przydzielane różne zadania. Często bywa tak, że zadaniem jednej osoby jest dalsza praca nad tym, co przygotowała poprzednia osoba. Najłatwiej zrozumieć to wyobrażając sobie budowę domu, która jest swojego rodzaju dużym projektem powstającym w wyniku realizacji poszczególnych zadań przez różne osoby. Jeżeli jedna osoba będzie nieterminowa w realizacji swojego zlecenie pociągnie to konsekwencje dla wszystkich następnych osób. Murarz nie zacznie stawiać fundamentów, jeżeli operator koparki nie wykopie dołu. Malarz nie pomaluje ścian w środku, jeżeli nie będą tam wstawione okna. Na budowie, jak i w każdym projekcie wiele jest takich zadań, które muszą przebiegać w określonym następstwie czasowym.

W związku z tym tak ważny jest odpowiedni program do harmonogramowania zadań oraz znajomość branży przez kierownika projektu. Jeżeli projekt polega na budowie domu, to kierownik projektu, który zna się na budownictwie jest w stanie z dużym prawdopodobieństwem oszacować czas trwania poszczególnych prac. Oczywiście zawsze obowiązuje takie planowanie zadań, by zostawić pewien margines czasu na drobną nieterminowość pracowników, konieczność wprowadzenia poprawki lub też na zaistnienie jakiś nieprzewidzianych okoliczności zewnętrznych, które wymuszą zatrzymanie prac. Brak tego marginesu mógłby być katastrofalny w skutkach.

Pamiętajmy, że chociażby pracownicy budowy mają wiele różnych zleceń od różnych zleceniodawców. Jeżeli umówilibyśmy się, że na przykład dach ma być położony w lipcu i ma to trwać miesiąc, to można przypuszczać, że w sierpniu dekarze już zdeklarują się, iż mogą pracować na innej budowie. Wyobraźmy sobie teraz, że na budowie następują duże opóźnienia, w lipcu jeszcze ściany są w budowie i nie ma możliwości kładzenia dachu. W tym momencie można byłoby oczywiście przesunąć pracę dekarzy o kilka dni. Tylko wtedy jest duże ryzyko, że nie skończą oni swojej pracy, bo w kolejnym miesiącu będą musieli przenieś się na inną budowę. Niestety bardzo często tego typu zdarzenia mają miejsce na wielu budowach. Przeważnie taki stan rzeczy jest wynikiem zbyt optymistycznego planowania zadań, z nadzieją, że nie będzie opóźnień. A one są niemal zawsze.

Zarządzanie projektami w życiu codziennym

Każdy etap w naszym życiu jeśli został osiągnięty, cechuje się pewnego rodzaju dokonaniami. Z których to jesteśmy dumni i lubimy sobie o nich przypominać. Wszystko dlatego, że udało się nam samemu to osiągnąć, jak również i uświadomić, że tak naprawdę jesteśmy czegoś warci.

Życie zresztą jest tak dziwnie unormowane, że człowiek stara sobie cały czas uświadamiać, że jest dobry w danej dziedzinie, że jest wart pochwał, zainteresowania i tak dalej. Może wydawać się to dziwne, jednakże taka jest prawda. Kończymy szkołę by udowodnić rodzicom, że na coś nas stać. Idziemy na studia by udowodnić pracodawca, że warto nas zatrudnić, bo nasza wiedza jest wystarczająca. W konkretnej branży chcemy zawsze piąć się do góry.

Na każdym kroku staramy się coś osiągnąć. Można powiedzieć, że w naszej głowie od samego początku tworzy się pewnego rodzaju plan, który realizujemy i określamy go jako zarządzanie projektami ówcześnie zaplanowanymi.

Zazwyczaj dokonujemy czegoś by dojść do konkretnego celu. Tak też jest podczas realizacji projektu. Analizujemy, porównujemy co będzie korzystniejsze, występuje w naszej głowie pewnego rodzaju planowanie zadań, które to w najbliższej przyszłości realizujemy. Patrząc na to możne uznać, że takie działanie jest dobrym, ponieważ wiemy gdzie zmierzamy, co chcemy osiągnąć. Jednakże zatrzymajmy się na chwilkę i przeanalizujmy, czy podczas całego naszego życia, które można uznać jako program do zarządzanie projektami, znajdujemy czas na rzeczy przyziemne zwykłe.

Czy potrafimy czasem wyłączyć się z tego całego motłochu by pomyśleć o sobie o swoich potrzebach, o potrzebach innych. W wielu przypadkach uzyskamy odpowiedz owszem, jednakże bądźmy świadomi tego, że wielu z nas zagubiło się na tej ścieżce i po osiągnięciu wymarzonej pracy nie zaczyna myśleć o tym co już ma tylko, ciągle mu mało i mało. Chcemy więcej liczymy na więcej, a nie doceniamy tego co mamy. Owszem walka o dobrobyt występowała od zawsze i jest nieuniknioną. Jednakże pamiętajmy też, że nie to jest najważniejsze. Liczą się też inne elementy, dzięki którym możemy uszczęśliwić nie tylko siebie ale i bliskich. Bo oni też czasem tego potrzebują. Zwykłego zainteresowania z naszej strony mówiącego o tym, że ta cienka linia nie została jeszcze przerwaną.  Potrafimy znaleźć czas na wszystko, jak również realizować się życiowo. Tak jak mieliśmy to zaplanowane i tego pragnęliśmy. Takie nastawienie za pewne przyniesie nam o wiele więcej radości i satysfakcji. Ponieważ osiągniemy wszystko czego chcieliśmy, a nie tylko jedna część kosztem drugiej.

Innowacje realizowane dzięki Unii Europejskiej

Doskonale wie każdy inwestor, jak ogromne znaczenie w jakichkolwiek działaniach związanych z innowacjami ma Unia Europejska. Dziś dzień udział tej jednostki, w rozwoju naszego przedsiębiorstwa, zapewnia nam pewnego rodzaju prestiż, jak również i pomoc w realizacji naszych pomysłów.

Działalność, jaką prowadzi Unia Europejska, dla wielu jest podstawową, by zrealizować określone planowanie zadań. Ponieważ to dzięki niej mamy możliwość pozyskania znacznej ilości środków, za pomocą, których realizacja tego jest możliwą. Sami doskonale wiemy jak szerokim obszarem w dzisiejszych czasach jest zarządzanie.

Elementy, jakie zawiera w sobie są niezwykle zróżnicowane i istotne dla działalności konkretnej jednostki. Dlatego też przestrzeganie, jak również i wykonywanie ich nie raz jest jednym z nieodłącznych elementów w dążeniu do sukcesu.  Oczywistym jest to, że przedsiębiorstwo to nie tylko jednostka, która współpracuje z innymi rynkami, ale również ludzie, dzięki którym ona prosperuje. Dlatego też by korelacja pomiędzy tymi podmiotami przebiegała sprawnie powinno występować działanie określane mianem zarządzanie zespołem. Ponieważ to dzięki niemu ludzie wiedzą, w jakim kierunku zmierza firma, jak mają postępować, jak również i to jak wiele oni sami znaczą dla swojego przedsiębiorstwa. W wielu przypadkach ta świadomość dla pracownika ma ogromne znaczenie. Ponieważ to na jego podstawie, pracownik sam może ocenić jak bardzo jego obecność jest istotna dla firmy.

Oczywistym, jest również to, że by te elementy odpowiednio ze sobą współpracowały powinny akceptować w swych działaniach jeszcze inne programy do planowania zadań, dzięki którym, firma jest w stanie czuwać nad każdym z działań, jakich się podejmuje. Sprawnie rozdzielać, je pomiędzy swoich pracowników. Jak również i realizować zgodnie z narzuconymi terminami. W przeciwnym wypadku w przedsiębiorstwie może zapanować, chaos, który zaburzy całkowitą działalność przedsiębiorstwa, i doprowadzi do sytuacji, w której to zaistniałe szanse na jakikolwiek rozwój, jak również i zwiększenie swojej pozycji, zostaną zaprzepaszczone. Powodem zaś tylko i wyłącznie niewłaściwe podejście do zadania, jakie otrzymaliśmy.

Jednakże warto również wspomnieć, że każde z takich doświadczeń, staje się idealnym motywatorem dla przedsiębiorstwa, by powyższe z działań nigdy się już nie powtórzyło. Nasza czujność w tym obszarze się pogłębia, jak również i doświadczenie staje się o wiele bardziej pomocnym. Dlatego nie bójmy się wyciągać wniosków ze swoich postępowań.

Czy przydatne są programy do zarządzania projektami?

System zarządzania projektami to prężnie rozwijająca się gałąź nauk ekonomicznych. Zarządzenie projektami jest coraz ważniejszym zagadnieniem w związku z tym na uniwersytetach ekonomicznych wzrasta liczba przedmiotów, na których porusza się zagadnienie project management.

 

Nie oznacza to jednak, że z zarządzaniem projektami spotkają się w swojej pracy zawodowej tylko te osoby, które będą pracowały, jako ekonomiści. Tak naprawdę w bardzo wielu dziedzinach korzysta się z narzędzi do zarządzania projektami. Wystarczy spojrzeć chociażby na budowę domu czy badanie kliniczne nowego leku, – choć to zupełnie inne dziedziny, w obu przypadkach jest to duże zadanie, które należy podzielić na mniejsze etapy. Te małe etapy należy jakoś zaplanować w czasie, stworzyć swoisty harmonogram i podział prac, a do każdej pracy przydzielić określone osoby.

 

Cel projektu zawsze powinien być jasny, by zespół biorący udział w jego realizacji był lepiej zmotywowany i miała ambicje, by jak najlepiej realizować powierzane zadania.

 

Widzimy, więc, że zarządzanie projektami to zadanie, jakie może stać się udziałem każdego z nas, niezależnie od drogi zawodowej. W związku z tym należy w miarę możliwości zapoznawać się z programami do zarządzania projektami, harmonogramowania, planowania zadań.

 

Przeważnie programy do zarządzania projektami są tworzone w taki sposób, by ich obsługa mogła być intuicyjna, nie wymagała specjalistycznych umiejętności, długotrwałego zgłębiania obszernych instrukcji. Dzięki temu można szybko nauczyć się obsługi różnych aplikacji i oprogramowań.

 

Programów do zarządzania projektów jest naprawdę wiele i wciąż powstają nowe. Ciężko poznać i przeanalizować je wszystkie. Niektóre z tych programów różnią się niewielkimi szczegółami, jak na przykład szata graficzna. Między wieloma programami do zarządzania projektami istnieją jednak dość zasadnicze różnice związane z możliwościami programu. Nie może, więc powiedzieć, że dany program do zarządzania projektami jest najlepszy, idealny pod każdym względem i zawsze warto jest go wybierać. O tym, z jakiego programu skorzystać, należy zdecydować po zapoznaniu się z potrzebami, jakie będzie niosło zarządzanie projektem. Często inne aspekty są kluczowe. Na przykład w niektórych projektach niezbędne jest monitorowanie czasu, jaki pracownicy spędzają, będąc, zalogowanymi w panelu. W niektórych projektach jest to kompletnie bez znaczenia, gdyż panel projektu pełni funkcję bardziej poglądową i komunikacyjną, praca nad projektem nie wymaga wirtualnej obecności w panelu.

Monitorowanie i kierowanie zagrożeniami

Po przeprowadzeniu wszystkich wymienionych wyżej działań, pozostaje jedynie (a może aż) zapoznanie całego zespołu projektowego ze strategią zarządzania ryzykiem w projekcie i sprawdzenie jak poszczególne osoby radzą sobie z przestrzeganiem obowiązujących procedur.

Ważnym działaniem jest tutaj stały monitoring objawów wyprzedzających, aby na bieżąco wprowadzać określone działania. Ponadto niezbędna jest również teraźniejsza obserwacja sytuacji, aby szybko zauważać niezidentyfikowane jeszcze ryzyka. Aby monitorować wszystkie procesy zachodzące podczas realizacji projektu można skorzystać z narzędzi działających w sieci- mowa o tzw. Web based project management, który pozwoli na monitorowanie całej sytuacji w przedsiębiorstwie.

 

Do tego typu kontroli  wykorzystuje się szereg metod, takich jak:

– włączenie zarządzania ryzykiem do raportów

– wymaganie od pracowników znajomości wdrażanych strategii i procedur, a także informowania o ryzykach, które pojawiają się w ich pracy

– organizować spotkania zespołu projektowego, na których będzie miało miejsce wprowadzanie niezbędnych zmian do planu zarządzania ryzykiem, a także identyfikacja nowych zagrożeń

– w niezbędnych przypadkach rewidować wszelkie szacowane parametry i zmieniać plan zarządzania ryzykiem.

 

Ostatnią, ważną jednak uwagą jest to, że zarządzanie ryzykiem stanowi proces stały. Nie można pozwolić sobie na pominięcie choćby jednego z etapów projektu ani zaniechać żadnych działań przeciwdziałających, ponieważ może spowodować to spore problemy i w rezultacie, porażkę projektu.

Na koniec należy wspomnieć także o właściwym zarządzaniu zasobami ludzkimi. Niewłaściwa praca z ludźmi niesie za sobą kolejne ryzyko poniesienia niepotrzebnych strat. Pierwszym czynnikiem wpływającym na działanie ludzi w projekcie jest komunikacja. Bez właściwego kanału przepływu informacji, komunikacja będzie zaburzona. Aplikacja online team collaboration może przede wszystkim zminimalizować ryzyko występowania zakłóceń. Kolejnym czynnikiem wpływającym negatywnie na realizację projektu jest niewłaściwa delegacja zadań. Warto zadbać o przemyślany grafik i podział pracy. Aby prawidłowo określić zakres pracy członków grupy i rozdzielić role w zespole można skorzystać z prostych aplikacji online timesheet– dzięki nim unikniemy prostych błędów w zarządzaniu.

Jakie są elementy zarządzania projektami?

Dbając o zarządzanie projektami posługujemy się podstawowymi regułami zarządzania, które możemy odnaleźć w kilku, wzajemnie uwarunkowanych płaszczyznach. W ujęciu tradycyjnych wyróżniamy poniższe elementy zarządzania projektami:

ZARZĄDZANIE

integracja, zakres, czas, koszty, jakość, zasoby ludzkie, ryzyko, kontrakty i komunikacja w zespole, o którą można zadbać za pomocą odpowiedniej aplikacji

 

Jednym z kluczowych elementów zarządzania jest podejmowanie decyzji. Dzieje się to często w różnorakich warunkach – w zależności na przykład od tak zwanych przesłanek, związanych z panującym stopniem niepewności.

W literaturze przesłanki dzieli się najczęściej na:

– niedeterministyczne – charakteryzuje je duża doza niepewności ze względu na brak pewnych kluczowych informacji.

– deterministyczne – charakteryzuje je względna pewność i, co za tym idzie, dostępność niezbędnych nam do podjęcia decyzji, informacji.

Z kolei przesłanki niedeterministyczne dzieli się na te w:

-sensie szerokimi – gdzie mamy do czynienia z kompletnym brakiem potrzebnych informacji

-sensie wąskim – gdzie możemy, za pomocą różnych technik, określać prawdopodobieństwo przyszłych zdarzeń.
Dlatego też naturalnym jest, że podejmowanie decyzji w warunkach turbulentnych i niedeterministycznych, jest wyjątkowo trudnym  zadaniem. Z tego  powodu powstała dyscyplina nazwana zarządzaniem ryzykiem, dzięki której możemy z większym prawdopodobieństwem przewidywać niepewne zdarzenia i wykorzystywać tą wiedzę w praktyce.

W obszarze zarządzania ryzykiem zauważa się dwa podstawowe, skrajne błędy. Pierwszy polega na lekceważeniu ryzyka w projekcie , przez co powstaje wiele planów zbyt optymistycznych,  które z tego powodu kończą się niepowodzeniem.  Drugi zaś charakteryzuje się za dużą dozą ostrożności i pesymizmu, przez co projekty takie nie mają racji bytu, chociażby ze względu na zaostrzoną konkurencję, która działa dużo mniej zachowawczo.

Dlatego też obowiązkiem kierownika projektu jest takie postępowanie, które będzie oscylowało pomiędzy wyżej opisanymi, skrajnymi postawami. Podejmowane decyzje muszą być przemyślane, oparte o wszelkie możliwe do zdobycia informacje rynkowe, a także wiedzę o zarządzaniu ryzykiem. W zespole projektowym może zostać wytypowana konkretna osoba, nazywana menedżerem ryzyka, która będzie zajmować się tego typu zagadnieniami, pomagając tym samym faktycznemu kierownikowi projektu. Przydatne mogą  się  okazać  aplikacje pozwalające na efektywne zarządzanie całym portfelem projektów.  Innym ważnym aspektem działań podjętych w ramach projektu jest odpowiednia delegacja zadań i podział czasu pracy. Za pomocą aplikacji do zarządzania czasem można w łatwy sposób zaplanować działania całego zespołu, włącznie z podziałem obowiązków pomiędzy poszczególnych członków grupy.

Inspirujący lider na przykładzie przedsiębiorstwa Go- równanie 3x+y

Globalizacja, liberalizacja handlu są głównymi czynnikami sprzyjającymi szybkiemu tempu zmian, jakie następują na świecie. Wiąże się to z dostosowywaniem zachowań przywódczych do warunków, środowiska pracy. Ważne jest również budowanie relacji z osobami będącymi w otaczającym środowisku. Kreowanie kontaktów poprzez empatię, wrażliwość, nadzieję, sprawia, że organizacje łatwo dostosowują się do zmiennego otoczenia, są elastyczne, a sama praca jest poniekąd zabawą.  By tego dokonać, potrzebni są ludzie otwarci, kreatywni, pozytywnie nastawienie do własnej pracy, czyli tzw. Inspirujący liderzy. Poprzez inspirowanie rozumieją wyzwalanie zaangażowania, kreowanie pozytywnych więzi wewnątrz organizacji oraz pobudzanie pomysłowości i optymizmu pracowników. Duże znaczenie ma również delegacja zadań, monitorowanie i kontrolowanie postępujących prac w ramach projektu. Aplikacje online timesheet pozwalają na łatwe nadzorowanie wykonywania zleconych zadań.

Tacy liderzy są świadomi nie tylko własnych potrzeb, ale także potrzeb środowiska zewnętrznego. Są odważni, komunikują się jasno i przekonująco, tworzą silne i zdrowe relacje wewnątrz i na zewnątrz firmy i przede wszystkim nie boją się zmian, chcą się uczyć. Stosują nowoczesne narzędzia pozwalające zarządzać projektami, np. aplikacje web based project management.

Emocje każdego członka zespołu projektowego udzielają się ogółowi grupy. Powoduje to wzrost współpracy, poprawę atmosfery pracy w grupie. Poziom zaufania również rośnie, a co za tym idzie pojawia się inspirująca wiara w sukces firmy. Aby stymulować rozwój, wzrost inspiracji, kreatywności w firmie liderzy coraz częściej posługują się aplikacjami  online team collaboration. Przynosi to wymierne korzyści, np. poprawia komunikację w organizacji.

Według Barbary Cassani dobra strategia i odpowiedni model biznesowy to kluczowe przyczyny sukcesu. Oprócz tego, istotna jest kultura organizacji, procesy decyzyjne i sposób współpracy wewnątrz organizacji. Zdaniem Cassani fundamentalnym ogniwem działalności przedsiębiorstwa  jest synchronizacja koncepcji strategicznych z szczegółowymi czynnikami, które również mają wpływ na przyszły sukces lub porażkę przedsięwzięcia.

Zdefiniowanie siebie – 3x+y

To równanie przedstawia istotę działalności przedsiębiorstwa Go. Według Cassani niezwykle istotne  jest, by kierownictwo było świadome tego, kim są i czym jest firma, wtedy również pracownicy i klienci będą to wiedzieli

3x – wydajne działanie, pozbycie się niepotrzebnych dodatków i pośredników, obniżanie kosztów

y – to, co miało wyróżniać Go od konkurencji

Jaki powinien być dobry menadżer?

Głównym zadaniem kierownika projektu jest przywództwo, tworzenie odpowiedniej struktury, dzięki której może współpracować z podległym mu, zespołem projektowym. Głównym założeniem budowania takiej hierarchii i struktury jest osiągnięcie obranego celu jak najmniejszym kosztem finansowym, czasowym i społecznym. Zarządzanie projektami jest trudnym zadaniem. Kierownik musi być świadomy swoich obowiązków i odpowiedzialności zarówno za zespół, jak i końcowy sukces.  Projekty bywają złożone, wymagające nie tylko wiedzy przekrojowej z różnych dziedzin, w których zaangażowane jest przedsiębiorstwo,  ale także ponadprzeciętnej podzielności uwagi. Ułatwieniem dla prowadzących takie przedsięwzięcia są narzędzia, które można znaleźć pod hasłem web based project management, dzięki którym kierownik ma obraz całego projektu i możliwość ciągłego monitoringu zespołu.

Dużą rolę dla powodzenia całego projektu ma styl kierowania. Właściwy sposób delegowania, monitorowania, podejmowania decyzji pozwala na skuteczne prowadzenie i zakończenie prac zespołu. Kierownik jest odpowiedzialny za stworzenie odpowiedniej  koncepcji , sprawne zarządzanie i kontrolowanie grupy zadaniowej.

Kierownik zespołu projektowego jest również odpowiedzialny za współpracę z generalnym zarządem, członkami zespołu, kierownikami niższego szczebla i pracownikami administracyjnymi. Jest też zobligowany do pozyskiwania zasobów potrzebnych przy realizacji projektu, odpowiednie ich rozdzielenie pomiędzy członków grupy. Prowadzący przedsięwzięcie powinien również zapewnić odpowiedni przepływ informacji, tzw. Kanał, dzięki któremu współpraca w zespole będzie stale płynna. Może skorzystać zarówno z tradycyjnych metod, jak i tych niekonwencjonalnych, zapewniających jeszcze szybszy przepływ informacji i , dodatkowo, eliminujący szumy komunikacyjne. Internetowe aplikacje tego typu można znaleźć pod hasłem online team collaboration.

Innym ważnym elementem, na którym każdy dobry kierownik powinien skupić swoją uwagę są grafiki, karty pracy. W tradycyjnym ujęciu wydają się być przestarzałym materiałem. Jednak nowa technologia oferuje nowe narzędzia, gdzie karty pracy można znaleźć w przystępnej, interaktywnej formie. Mowa o online timesheet, który pozwala na szybkie raportowanie efektu pracy członków zespołu projektowego.

Osoba dobrze kierująca zespołem projektowym, powinna starać się przewidywać nieuniknione problemy. W późniejszym czasie, gdy dane sytuacje rzeczywiście wystąpią, można sobie z nimi łatwiej poradzić, będąc na to przygotowanym. Ważnym jest, aby zapoznać się z faktami dotyczącymi danej sytuacji i nie podejmować decyzji pod wpływem impulsu. Technika, która pozwala na dobre i dogłębne zapoznanie się z daną sytuacją polega na identyfikacji, sporządzeniu odpowiedniej listy celu, przeprowadzenie typowej analizy swot, określenie mocnych i słabych stron planu projektu.

Jak kształci się liderów na wszystkich szczeblach organizacji?

Pokolenie baby boomers, wyżu demograficznego z lat 1946-1964, z którego ponad 100mln żyje w krajach uprzemysłowionych, niedługo przejdzie na emeryturę. W konsekwencji w niedalekiej przyszłości zabraknie utalentowanych jednostek . Dla wielu organizacji o ugruntowanej pozycji skutki tego zjawiska będą przypominać demograficzną falę, która wypłucze w wielu przypadkach 25% lub nawet więcej kadry menedżerskiej. Pozostanie przywódcza próżnia, bardzo trudna do wypełnienia.

„Przywództwo stanie się najważniejszym dobrem firmy, na który popyt jest najwyższy a podaż najmniejsza” – Tom Peters

Reguły rządzące współczesnym rynkiem sprawiają, że organizacja może przetrwać tylko wówczas, jeśli będzie nieustannie demonstrować zdolność do doskonalenia. Szybkość działania, innowacyjność, szybkie reagowanie, osiąganie zysku, efektywność, solidność i praca zespołowa – to najbardziej pożądane cechy w każdym przedsiębiorstwie. Pilnowanie tych standardów należy do zakresu obowiązków liderów. Aby zapewnić płynność działań coraz częściej korzystają z intuicyjnych aplikacji online timesheet, pozwalających na kontrolę, monitoring i zarządzanie czasem pracy członków zespołów projektowych. Kolejnym istotnym elementem zarządzania jest zapewnienie płynnie działających kanałów komunikacyjnych. Za pomocą aplikacji online team collaboration lider może zmniejszyć ryzyko wystąpienia zakłóceń przy jednoczesnym  zwiększeniu efektywności współpracy.

Organizacja, która chce systematycznie osiągać dobre wyniki, musi być  konsekwentnie kierowana na wszystkich szczeblach organizacji. Oznacza to „głębokie i szerokie” kształcenie umiejętności przywódczych w szeregach pracowników, dzięki czemu inspirująca wizja lidera będzie wzmacniana i metodycznie urzeczywistniania w całej organizacji. Dodatkowo kierownicy każdego szczebla otrzymują oprogramowanie wspierające ich pracę. Aplikacje web based project management znacznie wpływają na efektywność zarządzanych projektów.

  • Doskonałym przykładem kształcenia liderów na wszystkich szczeblach jest piechota morska Stanów Zjednoczonych. Nie ulega wątpliwości, że podczas operacji formalni przywódcy mogą stracić życie w momencie, kiedy są najbardziej potrzebni. Dlatego też tak istotne jest rozwijanie cech przywódczych u jednostek na wszystkich szczeblach hierarchii.
  • Innym przykładem jest Motorola. Pracownicy niższych szczebli są zachęcani do zachowań przywódczych w pracy, nawet w przypadku gdy nie zajmują stanowisk kierowniczych. Indywidualne przywództwo odgrywa znaczącą rolę.

Konflikty w zespole projektowym. Jak rozwiązywać problemy?

Konflikty podczas pracy w zespole projektowym są czymś naturalnym, spotykanym w każdej organizacji i należy je wykorzystywać, produktywnie. To sformułowanie pokazuje jak nierealistyczne jest podejście pracodawców do konfliktów jako czynników zakłócających, które należy wyeliminować. Konflikty takie przybierają na sile, w każdej organizacji, gdzie przeprowadzane są więcej niż jeden projekt. Aby zmniejszyć prawdopodobieństwo zachodzenia sporów kierownicy korzystają z rozwiązań znalezionych w Internecie, a dokładniej web based project management (wspomnianym już we wcześniejszych postach), które znacznie ułatwiają zarządzanie projektem i zmniejszają ryzyko zaistnienia szumów w komunikacji.

Konflikty występują niezależnie od struktur ekonomicznych, uwarunkowań społecznych. Częste zmiany powodują wzmocnienie bodźców i napięcia, co z kolei wpływa na działania w organizacji. Dobrym rozwiązaniem jest wprowadzanie innowacyjnych narzędzi, zmniejszających szumy komunikacyjne. Mowa o online team collaboration (również wcześniej wspomnianym), specjalnych aplikacjach do współpracy w grupie.

Dobry menedżer może w sposób efektywny wykorzystać pojawiające się konflikty. Tego typu zdarzenia wskazują problemy, zapobiegają stagnacji, wzmacnia grupy i przede wszystkim są zarodkiem zmian. Umiejętnie sterowane zdarzenia konfliktowe mogą dać pozytywne efekty w postaci zmian, bodźców do uczenia się, dostosowania się grupy i zwiększenia ilości innowacji.

Wspólnym przymiotnikiem dla wszystkich konfliktów można sprowadzić do jednego przymiotnika, mianowicie do wyrazu „różne”. Różne cele, metody, informacje, systemy wartości mogą prowadzić do zakłóceń w kontaktach międzyludzkich. Spory mogą również pojawiać się na płaszczyźnie ilości wykonywanej pracy, podziału pracy. Ułatwieniem, dzięki któremu kierownicy grup zadaniowych mogą rozwiązać tego typu problemy są online timesheet, dającym przekrojowy obraz ilości wykonanej i zaplanowanej pracy.

Żaden konflikt nie jest procesem, który zachodzi nagle. Zdarzenia te mają kilka charakterystycznych stadiów. Zaczynając od narastania konfliktu, przez etap uświadomionych, zarysowanych różnic, dyskusji, otwartego sporu i wyjaśnienia, a kończąc na fazie otwartej walki, gdzie spór jest łatwy do rozpoznania i opisania. Wynikiem takiego konfliktu może być tylko zwycięstwo lub porażka.

Jeśli chodzi o konflikty w zarządzaniu projektami, zależą one między innymi od pozycji kierownika względem członków zespołu, zróżnicowania umiejętności i doświadczeń grupy zadaniowej, transparentności ról, funkcji i kompetencji osób należących do zespołu i stopnia zrozumienia projektu przez poszczególnych członków.

Możemy wyróżnić 3 strategie rozwiązywania konfliktów:

1.”Zwycięzca- zwycięzca”- podstawą tej strategii jest wspólne rozwiązywanie problemu, oparte na idei konsensusu, tzw. Konstruktywne rozwiązywanie sporu.

2.”Zwycięzca- przegrany”- jedna strona konfliktu może wygrać jedynie tyle, ile straci inna. Stąd też inna nazwa tej teorii- gra o sumie wygranych równej zero.  Podstawą tej strategii jest użycie władzy do rozwiązania problemu.

3.”Przegrany- przegrany”- strata obu stron. Żadna ze stron konfliktu nie osiąga zamierzonego przez siebie celu. Do tej strategii możemy zaliczyć zarówno wycofanie się jak i kompromis.