Dzienne archiwum: Czerwiec 5, 2017

Czy warto posiadać program do harmonogramowania zadań?

Dobre zarządzanie projektem w wielu przypadkach jest kluczem do osiągnięcia celu przy optymalnym wykorzystaniu zasobów. Aby praca nad projektem przebiegała sprawnie niezbędne jest odpowiednie planowanie zadań. Trzeba ułożyć je tak, by cały projekt trwał jak najkrócej.

Przeważnie w projekt zaangażowane jest bardzo wiele osób. Każda z nich powinna mieć przydzielane różne zadania. Często bywa tak, że zadaniem jednej osoby jest dalsza praca nad tym, co przygotowała poprzednia osoba. Najłatwiej zrozumieć to wyobrażając sobie budowę domu, która jest swojego rodzaju dużym projektem powstającym w wyniku realizacji poszczególnych zadań przez różne osoby. Jeżeli jedna osoba będzie nieterminowa w realizacji swojego zlecenie pociągnie to konsekwencje dla wszystkich następnych osób. Murarz nie zacznie stawiać fundamentów, jeżeli operator koparki nie wykopie dołu. Malarz nie pomaluje ścian w środku, jeżeli nie będą tam wstawione okna. Na budowie, jak i w każdym projekcie wiele jest takich zadań, które muszą przebiegać w określonym następstwie czasowym.

W związku z tym tak ważny jest odpowiedni program do harmonogramowania zadań oraz znajomość branży przez kierownika projektu. Jeżeli projekt polega na budowie domu, to kierownik projektu, który zna się na budownictwie jest w stanie z dużym prawdopodobieństwem oszacować czas trwania poszczególnych prac. Oczywiście zawsze obowiązuje takie planowanie zadań, by zostawić pewien margines czasu na drobną nieterminowość pracowników, konieczność wprowadzenia poprawki lub też na zaistnienie jakiś nieprzewidzianych okoliczności zewnętrznych, które wymuszą zatrzymanie prac. Brak tego marginesu mógłby być katastrofalny w skutkach.

Pamiętajmy, że chociażby pracownicy budowy mają wiele różnych zleceń od różnych zleceniodawców. Jeżeli umówilibyśmy się, że na przykład dach ma być położony w lipcu i ma to trwać miesiąc, to można przypuszczać, że w sierpniu dekarze już zdeklarują się, iż mogą pracować na innej budowie. Wyobraźmy sobie teraz, że na budowie następują duże opóźnienia, w lipcu jeszcze ściany są w budowie i nie ma możliwości kładzenia dachu. W tym momencie można byłoby oczywiście przesunąć pracę dekarzy o kilka dni. Tylko wtedy jest duże ryzyko, że nie skończą oni swojej pracy, bo w kolejnym miesiącu będą musieli przenieś się na inną budowę. Niestety bardzo często tego typu zdarzenia mają miejsce na wielu budowach. Przeważnie taki stan rzeczy jest wynikiem zbyt optymistycznego planowania zadań, z nadzieją, że nie będzie opóźnień. A one są niemal zawsze.

Zarządzanie projektami w życiu codziennym

Każdy etap w naszym życiu jeśli został osiągnięty, cechuje się pewnego rodzaju dokonaniami. Z których to jesteśmy dumni i lubimy sobie o nich przypominać. Wszystko dlatego, że udało się nam samemu to osiągnąć, jak również i uświadomić, że tak naprawdę jesteśmy czegoś warci.

Życie zresztą jest tak dziwnie unormowane, że człowiek stara sobie cały czas uświadamiać, że jest dobry w danej dziedzinie, że jest wart pochwał, zainteresowania i tak dalej. Może wydawać się to dziwne, jednakże taka jest prawda. Kończymy szkołę by udowodnić rodzicom, że na coś nas stać. Idziemy na studia by udowodnić pracodawca, że warto nas zatrudnić, bo nasza wiedza jest wystarczająca. W konkretnej branży chcemy zawsze piąć się do góry.

Na każdym kroku staramy się coś osiągnąć. Można powiedzieć, że w naszej głowie od samego początku tworzy się pewnego rodzaju plan, który realizujemy i określamy go jako zarządzanie projektami ówcześnie zaplanowanymi.

Zazwyczaj dokonujemy czegoś by dojść do konkretnego celu. Tak też jest podczas realizacji projektu. Analizujemy, porównujemy co będzie korzystniejsze, występuje w naszej głowie pewnego rodzaju planowanie zadań, które to w najbliższej przyszłości realizujemy. Patrząc na to możne uznać, że takie działanie jest dobrym, ponieważ wiemy gdzie zmierzamy, co chcemy osiągnąć. Jednakże zatrzymajmy się na chwilkę i przeanalizujmy, czy podczas całego naszego życia, które można uznać jako program do zarządzanie projektami, znajdujemy czas na rzeczy przyziemne zwykłe.

Czy potrafimy czasem wyłączyć się z tego całego motłochu by pomyśleć o sobie o swoich potrzebach, o potrzebach innych. W wielu przypadkach uzyskamy odpowiedz owszem, jednakże bądźmy świadomi tego, że wielu z nas zagubiło się na tej ścieżce i po osiągnięciu wymarzonej pracy nie zaczyna myśleć o tym co już ma tylko, ciągle mu mało i mało. Chcemy więcej liczymy na więcej, a nie doceniamy tego co mamy. Owszem walka o dobrobyt występowała od zawsze i jest nieuniknioną. Jednakże pamiętajmy też, że nie to jest najważniejsze. Liczą się też inne elementy, dzięki którym możemy uszczęśliwić nie tylko siebie ale i bliskich. Bo oni też czasem tego potrzebują. Zwykłego zainteresowania z naszej strony mówiącego o tym, że ta cienka linia nie została jeszcze przerwaną.  Potrafimy znaleźć czas na wszystko, jak również realizować się życiowo. Tak jak mieliśmy to zaplanowane i tego pragnęliśmy. Takie nastawienie za pewne przyniesie nam o wiele więcej radości i satysfakcji. Ponieważ osiągniemy wszystko czego chcieliśmy, a nie tylko jedna część kosztem drugiej.