Dzienne archiwum: Czerwiec 2, 2017

Monitorowanie i kierowanie zagrożeniami

Po przeprowadzeniu wszystkich wymienionych wyżej działań, pozostaje jedynie (a może aż) zapoznanie całego zespołu projektowego ze strategią zarządzania ryzykiem w projekcie i sprawdzenie jak poszczególne osoby radzą sobie z przestrzeganiem obowiązujących procedur.

Ważnym działaniem jest tutaj stały monitoring objawów wyprzedzających, aby na bieżąco wprowadzać określone działania. Ponadto niezbędna jest również teraźniejsza obserwacja sytuacji, aby szybko zauważać niezidentyfikowane jeszcze ryzyka. Aby monitorować wszystkie procesy zachodzące podczas realizacji projektu można skorzystać z narzędzi działających w sieci- mowa o tzw. Web based project management, który pozwoli na monitorowanie całej sytuacji w przedsiębiorstwie.

 

Do tego typu kontroli  wykorzystuje się szereg metod, takich jak:

– włączenie zarządzania ryzykiem do raportów

– wymaganie od pracowników znajomości wdrażanych strategii i procedur, a także informowania o ryzykach, które pojawiają się w ich pracy

– organizować spotkania zespołu projektowego, na których będzie miało miejsce wprowadzanie niezbędnych zmian do planu zarządzania ryzykiem, a także identyfikacja nowych zagrożeń

– w niezbędnych przypadkach rewidować wszelkie szacowane parametry i zmieniać plan zarządzania ryzykiem.

 

Ostatnią, ważną jednak uwagą jest to, że zarządzanie ryzykiem stanowi proces stały. Nie można pozwolić sobie na pominięcie choćby jednego z etapów projektu ani zaniechać żadnych działań przeciwdziałających, ponieważ może spowodować to spore problemy i w rezultacie, porażkę projektu.

Na koniec należy wspomnieć także o właściwym zarządzaniu zasobami ludzkimi. Niewłaściwa praca z ludźmi niesie za sobą kolejne ryzyko poniesienia niepotrzebnych strat. Pierwszym czynnikiem wpływającym na działanie ludzi w projekcie jest komunikacja. Bez właściwego kanału przepływu informacji, komunikacja będzie zaburzona. Aplikacja online team collaboration może przede wszystkim zminimalizować ryzyko występowania zakłóceń. Kolejnym czynnikiem wpływającym negatywnie na realizację projektu jest niewłaściwa delegacja zadań. Warto zadbać o przemyślany grafik i podział pracy. Aby prawidłowo określić zakres pracy członków grupy i rozdzielić role w zespole można skorzystać z prostych aplikacji online timesheet– dzięki nim unikniemy prostych błędów w zarządzaniu.

Jakie są elementy zarządzania projektami?

Dbając o zarządzanie projektami posługujemy się podstawowymi regułami zarządzania, które możemy odnaleźć w kilku, wzajemnie uwarunkowanych płaszczyznach. W ujęciu tradycyjnych wyróżniamy poniższe elementy zarządzania projektami:

ZARZĄDZANIE

integracja, zakres, czas, koszty, jakość, zasoby ludzkie, ryzyko, kontrakty i komunikacja w zespole, o którą można zadbać za pomocą odpowiedniej aplikacji

 

Jednym z kluczowych elementów zarządzania jest podejmowanie decyzji. Dzieje się to często w różnorakich warunkach – w zależności na przykład od tak zwanych przesłanek, związanych z panującym stopniem niepewności.

W literaturze przesłanki dzieli się najczęściej na:

– niedeterministyczne – charakteryzuje je duża doza niepewności ze względu na brak pewnych kluczowych informacji.

– deterministyczne – charakteryzuje je względna pewność i, co za tym idzie, dostępność niezbędnych nam do podjęcia decyzji, informacji.

Z kolei przesłanki niedeterministyczne dzieli się na te w:

-sensie szerokimi – gdzie mamy do czynienia z kompletnym brakiem potrzebnych informacji

-sensie wąskim – gdzie możemy, za pomocą różnych technik, określać prawdopodobieństwo przyszłych zdarzeń.
Dlatego też naturalnym jest, że podejmowanie decyzji w warunkach turbulentnych i niedeterministycznych, jest wyjątkowo trudnym  zadaniem. Z tego  powodu powstała dyscyplina nazwana zarządzaniem ryzykiem, dzięki której możemy z większym prawdopodobieństwem przewidywać niepewne zdarzenia i wykorzystywać tą wiedzę w praktyce.

W obszarze zarządzania ryzykiem zauważa się dwa podstawowe, skrajne błędy. Pierwszy polega na lekceważeniu ryzyka w projekcie , przez co powstaje wiele planów zbyt optymistycznych,  które z tego powodu kończą się niepowodzeniem.  Drugi zaś charakteryzuje się za dużą dozą ostrożności i pesymizmu, przez co projekty takie nie mają racji bytu, chociażby ze względu na zaostrzoną konkurencję, która działa dużo mniej zachowawczo.

Dlatego też obowiązkiem kierownika projektu jest takie postępowanie, które będzie oscylowało pomiędzy wyżej opisanymi, skrajnymi postawami. Podejmowane decyzje muszą być przemyślane, oparte o wszelkie możliwe do zdobycia informacje rynkowe, a także wiedzę o zarządzaniu ryzykiem. W zespole projektowym może zostać wytypowana konkretna osoba, nazywana menedżerem ryzyka, która będzie zajmować się tego typu zagadnieniami, pomagając tym samym faktycznemu kierownikowi projektu. Przydatne mogą  się  okazać  aplikacje pozwalające na efektywne zarządzanie całym portfelem projektów.  Innym ważnym aspektem działań podjętych w ramach projektu jest odpowiednia delegacja zadań i podział czasu pracy. Za pomocą aplikacji do zarządzania czasem można w łatwy sposób zaplanować działania całego zespołu, włącznie z podziałem obowiązków pomiędzy poszczególnych członków grupy.

Inspirujący lider na przykładzie przedsiębiorstwa Go- równanie 3x+y

Globalizacja, liberalizacja handlu są głównymi czynnikami sprzyjającymi szybkiemu tempu zmian, jakie następują na świecie. Wiąże się to z dostosowywaniem zachowań przywódczych do warunków, środowiska pracy. Ważne jest również budowanie relacji z osobami będącymi w otaczającym środowisku. Kreowanie kontaktów poprzez empatię, wrażliwość, nadzieję, sprawia, że organizacje łatwo dostosowują się do zmiennego otoczenia, są elastyczne, a sama praca jest poniekąd zabawą.  By tego dokonać, potrzebni są ludzie otwarci, kreatywni, pozytywnie nastawienie do własnej pracy, czyli tzw. Inspirujący liderzy. Poprzez inspirowanie rozumieją wyzwalanie zaangażowania, kreowanie pozytywnych więzi wewnątrz organizacji oraz pobudzanie pomysłowości i optymizmu pracowników. Duże znaczenie ma również delegacja zadań, monitorowanie i kontrolowanie postępujących prac w ramach projektu. Aplikacje online timesheet pozwalają na łatwe nadzorowanie wykonywania zleconych zadań.

Tacy liderzy są świadomi nie tylko własnych potrzeb, ale także potrzeb środowiska zewnętrznego. Są odważni, komunikują się jasno i przekonująco, tworzą silne i zdrowe relacje wewnątrz i na zewnątrz firmy i przede wszystkim nie boją się zmian, chcą się uczyć. Stosują nowoczesne narzędzia pozwalające zarządzać projektami, np. aplikacje web based project management.

Emocje każdego członka zespołu projektowego udzielają się ogółowi grupy. Powoduje to wzrost współpracy, poprawę atmosfery pracy w grupie. Poziom zaufania również rośnie, a co za tym idzie pojawia się inspirująca wiara w sukces firmy. Aby stymulować rozwój, wzrost inspiracji, kreatywności w firmie liderzy coraz częściej posługują się aplikacjami  online team collaboration. Przynosi to wymierne korzyści, np. poprawia komunikację w organizacji.

Według Barbary Cassani dobra strategia i odpowiedni model biznesowy to kluczowe przyczyny sukcesu. Oprócz tego, istotna jest kultura organizacji, procesy decyzyjne i sposób współpracy wewnątrz organizacji. Zdaniem Cassani fundamentalnym ogniwem działalności przedsiębiorstwa  jest synchronizacja koncepcji strategicznych z szczegółowymi czynnikami, które również mają wpływ na przyszły sukces lub porażkę przedsięwzięcia.

Zdefiniowanie siebie – 3x+y

To równanie przedstawia istotę działalności przedsiębiorstwa Go. Według Cassani niezwykle istotne  jest, by kierownictwo było świadome tego, kim są i czym jest firma, wtedy również pracownicy i klienci będą to wiedzieli

3x – wydajne działanie, pozbycie się niepotrzebnych dodatków i pośredników, obniżanie kosztów

y – to, co miało wyróżniać Go od konkurencji

Jaki powinien być dobry menadżer?

Głównym zadaniem kierownika projektu jest przywództwo, tworzenie odpowiedniej struktury, dzięki której może współpracować z podległym mu, zespołem projektowym. Głównym założeniem budowania takiej hierarchii i struktury jest osiągnięcie obranego celu jak najmniejszym kosztem finansowym, czasowym i społecznym. Zarządzanie projektami jest trudnym zadaniem. Kierownik musi być świadomy swoich obowiązków i odpowiedzialności zarówno za zespół, jak i końcowy sukces.  Projekty bywają złożone, wymagające nie tylko wiedzy przekrojowej z różnych dziedzin, w których zaangażowane jest przedsiębiorstwo,  ale także ponadprzeciętnej podzielności uwagi. Ułatwieniem dla prowadzących takie przedsięwzięcia są narzędzia, które można znaleźć pod hasłem web based project management, dzięki którym kierownik ma obraz całego projektu i możliwość ciągłego monitoringu zespołu.

Dużą rolę dla powodzenia całego projektu ma styl kierowania. Właściwy sposób delegowania, monitorowania, podejmowania decyzji pozwala na skuteczne prowadzenie i zakończenie prac zespołu. Kierownik jest odpowiedzialny za stworzenie odpowiedniej  koncepcji , sprawne zarządzanie i kontrolowanie grupy zadaniowej.

Kierownik zespołu projektowego jest również odpowiedzialny za współpracę z generalnym zarządem, członkami zespołu, kierownikami niższego szczebla i pracownikami administracyjnymi. Jest też zobligowany do pozyskiwania zasobów potrzebnych przy realizacji projektu, odpowiednie ich rozdzielenie pomiędzy członków grupy. Prowadzący przedsięwzięcie powinien również zapewnić odpowiedni przepływ informacji, tzw. Kanał, dzięki któremu współpraca w zespole będzie stale płynna. Może skorzystać zarówno z tradycyjnych metod, jak i tych niekonwencjonalnych, zapewniających jeszcze szybszy przepływ informacji i , dodatkowo, eliminujący szumy komunikacyjne. Internetowe aplikacje tego typu można znaleźć pod hasłem online team collaboration.

Innym ważnym elementem, na którym każdy dobry kierownik powinien skupić swoją uwagę są grafiki, karty pracy. W tradycyjnym ujęciu wydają się być przestarzałym materiałem. Jednak nowa technologia oferuje nowe narzędzia, gdzie karty pracy można znaleźć w przystępnej, interaktywnej formie. Mowa o online timesheet, który pozwala na szybkie raportowanie efektu pracy członków zespołu projektowego.

Osoba dobrze kierująca zespołem projektowym, powinna starać się przewidywać nieuniknione problemy. W późniejszym czasie, gdy dane sytuacje rzeczywiście wystąpią, można sobie z nimi łatwiej poradzić, będąc na to przygotowanym. Ważnym jest, aby zapoznać się z faktami dotyczącymi danej sytuacji i nie podejmować decyzji pod wpływem impulsu. Technika, która pozwala na dobre i dogłębne zapoznanie się z daną sytuacją polega na identyfikacji, sporządzeniu odpowiedniej listy celu, przeprowadzenie typowej analizy swot, określenie mocnych i słabych stron planu projektu.